Uniformiteit en efficiëntie voor 4 bedrijven op 1 site
Als familiale holding in de textielsector herbergt Fin-Col 4 bedrijven met hun eigen niche. De vijfde generatie van de familie Verstraete stroomlijnde de onderneming en voorzag de verschillende bedrijven, verenigd op 1 site in Wevelgem, van eenzelfde software. “Van silo’s die naast elkaar werkten, slaagden we erin een IT-omgeving te creëren met gestandaardiseerde pakketten die toch voldoende ruimte bieden om aan de persoonlijke wensen en noden te beantwoorden. Het gemak en de efficiëntie op de werkvloer kregen een aanzienlijke boost.”
Basaltex is een trader in basaltgebaseerde garens, Verlimas is specialist in stukverven, Masureel verft garens en Flocart is een coatingbedrijf. Samen zitten ze onder de overkoepelende holding Fin-Col. En dat is niet het enige dat ze gemeenschappelijk hebben. Ze delen namelijk een bedrijfssite en sinds kort ook een efficiënte IT-infrastructuur op maat. “In de 150 jaar dat onze business bleef groeien, verzamelden we heel wat legacy, ook op IT-vlak. Toen we in 2020 onze bedrijven samenbrachten op onze huidige site zochten we ook daar standaardisatie. Dat is essentieel om bijvoorbeeld de aankoop in handen van één overkoepelende persoon te leggen en zo efficiënter te werken.”
In de 150 jaar dat onze business bleef groeien, verzamelden we heel wat legacy, ook op IT-vlak
Constructieve wisselwerking
Niemand kent de werking van een bedrijf zo goed als wie er hele dag toegewijd mee bezig is. Daarom besliste Fin-Col zelf zijn productiesoftware te creëren. Voor andere belangrijke bouwstenen – het ERP, het prijscalculatiesysteem en het WMS (Warehouse Management System) – zocht de holding externe expertise. Die vonden ze bij ProFunctional.
“Uiteraard is ons specifieke verhaal nog iets anders, maar we merkten meteen dat ze een heel duidelijke kijk hebben op de industriële productieomgeving. Belangrijk om tot een optimaal resultaat te komen”, weet Pieter Vanderhaeghen, die het operationele en management van de holding voert. “We maken graag duurzame keuzes. Zowel op het vlak van ecologie – zo is onze ligging naast de Leie geen toeval, maar een bron van proceswater, dat we nadien weer zuiveren en terug in de Leie brengen – als wat een lang gebruik betreft. In de voorbereidende fase dachten we dus goed na over wat we vandaag nodig hebben en wat de toekomst eventueel nog zal vragen.”
Personalisatie zonder maatwerk
De opdracht was helder: Fin-Col zocht een systeem met een gedeelde backbone en met uitlopers op maat van de specifieke productnoden. “We wilden een standaard ERP die configureerbaar was, zonder specifiek maatwerk”, verduidelijkt Pieter.
“De productiesoftware ontwikkelden we zelf, met eigen engineers die de workflow, het machinepark en de uitdagingen van elke pijler goed kennen. Neem bijvoorbeeld onze coatingactiviteiten. Die niche vraagt om korte runs. We investeerden in de ‘Rolls-Royce van de coatingmachines’. Deze machine combineert heel veel functionaliteiten in één lijn en moet dus heel snel kunnen omschakelen. De productiesoftware moest onder meer die omschakeltijden helpen optimaliseren.”
Goede communicatie tussen ERP en MES
Naast het ERP van een externe partner en het zelf ontwikkelde MES zocht de holding een systeem dat beide systemen goed met elkaar laat communiceren. ProFunctional deed mee aan de tender en kwam er als beste uit. “Zij konden een schaalbare ERP bieden, hadden nuttige planningssoftware die we samen verder uitrolden en hadden van bij de eerste kennismaking al een goede voeling met onze activiteiten”, herinnert Pieter zich. “De verantwoordelijkheden werden goed afgelijnd en zo schoten we samen uit de startblokken. Voor de software-architectuur definieerden we een aantal basisregels. Zo moest data telkens maar op één plaats ingevoerd of gewijzigd kunnen worden, maar overal consulteerbaar zijn. Concreet bepaalden we zeventien van die ‘stappen’ als leidraad bij het op punt zetten van onze software en onze architectuur. Een werk van zeven maanden, waarmee we in de volgende fases veel tijd uitspaarden.”
Vlot magazijnbeheer en transparantie
Voor het WMS-gedeelte zat de bottleneck bij Flocart – dat als blauwdruk diende voor de andere bedrijven in de groep – in het gebruik van zowel bruto als netto afmetingen. ProFunctional wist dit goed op te vangen.
Purchase manager Hendrik De Cock: “De inkomende grondstoffen zetten we klaar in de WMS. De magazijnier scant, labelt en klaar. Bij gebruik wordt opnieuw gescand en alle gegevens worden automatisch ingeladen en aangepast waar nodig in Business Central (BC), van waaruit we ook rechtstreeks factureren. Bovendien is alles eenvoudig traceerbaar. Vroeger verloren we soms veel tijd met uitzoeken waar bepaalde zaken zich bevonden. Het is zo efficiënt dat we het werk van een vijfkoppig team vroeger nu met twee doen.”
Eén softwarepakket per rol
De software is zo geconfigureerd dat elke medewerker in diens rol slecht tot één pakket toegang moet hebben. Hendrik licht toe: “R&D bekijkt info over de grondstoffen in hun eigen portaal. Aankoop heeft die eerder via hun interface ingegeven. Als R&D iets nieuws creëert en een recept aanmaakt in de R&D-software komt het afgewerkte product automatisch als nieuw artikel in de ERP. Dat elimineert veel communicatie tussen R&D en aankoop, en vermijdt fouten. Als aankoop alle parameters in hun systeem correct heeft ingegeven kan het ook in verkoop en is het beschikbaar om offertes te maken.”
Het is zo efficiënt dat we het werk van een vijfkoppig team vroeger nu met twee doen
Managementrapportering met Power BI
Heb je info nodig uit meerdere systemen? Dan giet Power BI die in een handig rapport. Ook daarvoor rekent Fin-Col op ProFunctional. In vertrouwen en in een goede wisselwerking, zo klinkt het. Pieter: “Wij ervaren ProFunctional als een erg bereikbare en toegankelijke partner, die snel schakelt en de juiste mensen naar voren schuift voor elke situatie. “Ook gevoelsmatig zit het goed en dat mag je niet onderschatten. Ze waken mee over kritische systemen voor ons productiebedrijf. Dan moet je elkaar echt goed begrijpen en ten volle vertrouwen. Dat werkt heel goed voor ons als partners.”
Ook interessant
Hoe de juiste IT-partner bedrijven helpt groeien
PEPPOL en Business Central: Klaar voor de e-facturatieverplichting in 2026
