Goed overzicht en transparant beheer met Business Central

Messing, ambacht en een hoge designwaarde. Dat zijn de bouwstenen van verlichtingsproducent Tekna. Sinds kort biedt de vernieuwde IT-omgeving stabielere fundamenten om elke dag het beste van zichzelf te geven. Een welkome verbetering, zo blijkt. “Voor we met ProFunctional de IT-omgeving scherp stelden, liepen we wel dagelijks naar de voorraad om iets na te kijken of zelfs na te tellen”, schetst Jolien De Wael, operations manager bij Tekna.

“Je kan je inbeelden hoeveel tijd je daarmee verliest. Bovendien hebben klanten die een bestelling plaatsen graag snel duidelijkheid. Zelf sta ik in voor de planning en nu zie ik meteen vanop afstand wat mogelijk is. ”

We kunnen er, zeker voor 95%, op vertrouwen dat de voorraad in Microsoft Business Central klopt.

Geen industriële geautomatiseerde productie bij Tekna, wel manuele assemblage van hoogwaardige componenten. De vroegere geprinte productiebonnen ruimden plaats voor een digitale workflow. Elke werktafel heeft een kiosk, gekoppeld aan de labelprinter. Zo wordt de actuele status van elk order in MESCO aangepast. “Voor onze medewerkers is het wegvallen van geprinte documenten een gemak”, weet Jolien.

“De eindklant ervaart ook een positieve impact van onze evolutie. Vooral de communicatie is erop vooruitgegaan. Wij kennen op elk moment de precieze status van een order. Binnen 5 minuten beantwoordt customer service een vraag over een bestelling. Bovendien communiceren we ook proactief waar nodig. Die transparantie schept vertrouwen.” Is een verlichtingsproduct klaar, dan wordt dat in Business Central ingegeven op het verkooporder en krijgt het magazijn een melding voor versturing. Customer service vult de nodige gegevens aan en genereert zo een pickcode. Bij het scannen wordt die doorgeboekt, wat de aanmaak van een verzendbon automatisch in gang zet. De klant wordt verwittigd dat zijn bestelling eraan komt. Alweer een tevreden klant.

De eindklant ervaart ook een positieve impact van onze evolutie. Vooral de communicatie is erop vooruitgegaan.

80% meer efficiëntie

Het hele Tekna-team voelt de boost in de workflow en die blijkt ook in de resultaten. De efficiëntie steeg met maar liefst 80%, vooral door de versterkte connectie tussen voorraad en productie. En iedereen was snel mee in het verhaal, geeft Jolien aan: “Sommige medewerkers zitten hier al meer dan tien jaar en waren de papieren werkbonnen dus gewoon. Toch switchten ook zij vlot over naar de nieuwe werkwijze. Karel van ProFunctional kwam ons voor de implementatie een week lang ter plaatse ondersteunen en uitleg geven. De opstart verliep zonder grote hindernissen.”

In de dagelijkse werking mag Tekna ook op zijn twee oren slapen wat de IT-omgeving betreft. ProFunctional houdt alles remote in de gaten en grijpt meteen in als er problemen opduiken. “Wij ervaren ProFunctional trouwens niet enkel als een reactieve maar ook als een proactieve partner”, benadrukt Jolien. “Het team denkt mee na, bijvoorbeeld over onze scanners. Qua infrastructuur is ons camerasysteem nog in ontwikkeling. De bedoeling is dat een camera op de werktafel automatisch foto’s maakt van het afgewerkte product, als een bewijsstuk voor de klant. Er zijn zeker nog groeimogelijkheden binnen onze samenwerking.”